Communications groupées par E-Mail

Ce module permet d’envoyer des communications aux parents par email. Il est prévu pour envoyer des emails groupés, c'est-à-dire que vous pouvez sélectionner plusieurs parents et envoyer un email à tous les parents sélectionnés. Il est possible de l'utiliser également pour envoyer un mail à un seul parent, mais l'intérêt est limité.

Création d'une communication email

Cliquez sur le bouton "Envoyer un email" pour créer une communication email.

Lors de la création d’une communication par email, vous avez la possibilité d’entrer:

• Sujet du mail
• Choisir l’email de l’envoyeur (celui de la crèche ou de l’utilisateur)
• Possibilité d'indiquer des adresses email CC et BCC
• Corps du message (formatage inclus, le rendu est du HTML)
• Sélectionnez des fichiers en pièces jointes

L'email de l’envoyeur sera utilisée en “reply-to”, donc si les parents cliquent sur “Répondre” dans leur client mail, la réponse sera envoyée à cette adresse email.

Réutiliser un email

Sur la page de rédaction, il y a un bouton "Réutiliser un modèle" en haut à droite. En cliquant dessus, vous retrouverez la liste de tous les emails que vous avez envoyés précédemment. Vous pouvez sélectionner un email dans cette liste pour le réutiliser, cela va copier le contenu de l'email dans la zone de rédaction.

Vous pouvez aussi utiliser le système de "Modèles" avec des variables pour créer des emails réutilisables personnalisés. La liste des variables est disponible dans la fenêtre de création du modèle.

Signature du mail

Par défaut, aucun texte n'est ajouté à la fin du mail que vous écrivez. Vous pouvez cependant ajouter une signature automatique via Paramètres > Milieu d'accueil > Gestion des communications > Signature (pour les communications emails)

Sélectionner les parents

C’est également à ce moment que vous pouvez sélectionner à quels parents l’email doit être envoyé. Vous pouvez filtrer la liste des parents par section, statuts d’inscription, nom, prénom, ainsi que d’autres filtres.

La liste des parents affichés respecte les conditions suivantes — toutes doivent être remplies pour qu’un parent apparaisse :

1. L’enfant a une inscription active dans la crèche (statut inscrit, ou selon les filtres choisis).
2. Le parent possède une adresse email renseignée sur sa fiche.
3. Le filtre "Recevoir les communications" est activé pour ce parent — c’est-à-dire que la case "Recevoir les communications" est cochée sur sa fiche dans ABCreche.

⚠️ Un parent peut lui-même désactiver ce filtre depuis son espace parent (portail my.abcreche). Dans la section Notifications / Préférences, il peut choisir de ne plus recevoir les communications groupées pour chacun de ses enfants. Si cette option est décochée, il n’apparaîtra plus dans la liste des destinataires, même si son adresse email est valide et que la gestion du compte est active.

Pour vérifier ou modifier ce paramètre côté gestionnaire, ouvrez la fiche du parent et vérifiez que l’option "Recevoir les communications" est bien activée.

Ces emails sont envoyés à partir du système mail de ABCreche, donc vous ne verrez pas les emails envoyés dans votre boite d’envoi de votre client mail.

Suivi des réceptions

Une fois la communication email envoyée, elle s’ajoute dans la liste et vous pouvez cliquer dessus pour en afficher les détails. A droite se trouve la liste des parents à qui l’email a été envoyé et le statut de réception (Non envoyé, Non lu, Lu et l’heure de lecture).

En cliquant sur le menu à droite du statut vous aurez l’option de renvoyer le message au parent.

FAQ

Puis-je mettre automatiquement mon adresse email en copie (CC/BCC) de chaque communication ?

Il n'est pas possible de définir une adresse CC ou BCC par défaut qui s'appliquerait automatiquement à toutes les communications. Lors de la création d'un email, vous pouvez manuellement indiquer des adresses en CC (copie) et en BCC (copie cachée) pour chaque envoi.

Si vous souhaitez toujours recevoir une copie de vos communications, vous devrez saisir votre adresse manuellement à chaque fois dans le champ CC lors de la rédaction de l'email.

Pourquoi un parent n'apparaît-il pas dans la liste des destinataires alors qu'il a une adresse email ?

Trois conditions doivent être remplies simultanément pour qu'un parent soit listé :

• Il doit avoir une adresse email renseignée sur sa fiche.
• Le filtre "Recevoir les communications" doit être coché sur sa fiche.
• L'enfant auquel il est lié doit avoir une inscription dans la section/crèche sélectionnée (selon les filtres appliqués).

La cause la plus fréquente d'absence : le parent a désactivé les communications depuis son espace parent (portail my.abcreche > Notifications). Ce choix est individuel par enfant. Pour corriger : ouvrez la fiche du parent dans ABCreche et activez l'option "Recevoir les communications".

Pourquoi un email de communication apparaît-il comme « Non envoyé » pour tous les parents ?

Cela peut arriver quand :

• le parent n'a pas d'adresse email
• l'adresse email est invalide ou incorrecte
• l'adresse email n'existe pas
• le parent avait marqué un précédent email comme "spam" et le serveur mail ne peut donc plus le joindre