ABCreche Docs

Appearance

Introduction ​

Tout ce qui est relatif aux paramètres financiers est ici.

Facturation ​

Il s'agit des paramètres généraux de facturation

Général ​

Générer les factures automatiquement chaque mois ​

En activant ce paramètre, vos factures seront automatiquement générées chaque 1er du mois.

Date d'échéance des factures ​

Choisissez la logique permettant de définir à quelle date sera fixée la date d'échéance de la facture générée (sur base de la date de création la facture).

Les options possibles sont :

  • à la réception
  • 7 jours après la date de facture
  • 10 jours après la date de facture
  • 15 jours après la date de facture
  • 30 jours après la date de facture
  • Exigible à la fin du mois
  • Exigible à la fin du mois prochain
  • Le 5 du mois prochain

Modèle de facture ​

Le PDF généré pour votre facture peut se baser sur deux modèles différents:

  1. modèle classique ABCreche.
  2. modèle avec bandeau de paiement SEPA.

Paiements ​

Envoyer automatiquement les rappels de paiement ​

En activant ce paramètre, dès qu’une facture impayée atteint sa date d’échéance, le système enverra un mail de rappel aux parents.

Les emails automatiques de rappel sont envoyés une seule fois, le jour de la date d'échéance de la facture.

Afficher un QR Code de paiement ​

Si ce paramètre est activé, nous afficherons un QR code de paiement sur la facture. Le parent pourra alors scanner avec son application bancaire pour procéder au versement depuis son téléphone. Le virement sera effectué vers votre compte bancaire.

Pour que ce QR code apparaisse sur une facture, il faut que :

  • ce paramètre soit activé ;
  • votre IBAN soit renseigné (champ "IBAN" de la section "Informations affichées sur la facture" un peu plus bas sur cette page) ;
  • la facture ait un solde restant à payer ;
  • la facture ne soit pas liée à une domiciliation (dans ce cas le paiement se fait automatiquement, le QR code n'est pas affiché).

Activer le paiement en ligne ​

Il est possible de connecter un compte Mollie à ABCreche afin que les parents puissent payer en ligne.

Le paiement est alors automatiquement ajouté aux factures (voir Paiement des factures - Paiement en ligne).

Communication ​

Utiliser les communications structurées ​

En activant ce paramètre, la communication dans vos factures se basera sur le modèle de “communication structurée”. Si ce n’est pas activé, nous utiliserons un modèle de communication normalisé contenant le numéro de facture.

Communication libre ​

Vous pouvez construire votre propre modèle de communication en utilisant les variables.

Pour la variable "mois_mois_facture", il s'agit du mois facturé. Si la facture couvre les présences de mars, alors le mois sera "mars".

Communication pour les factures de cautions ​

Dans la section "Informations affichées sur la facture", vous pouvez définir un modèle de communication spécifique aux factures de cautions (avances forfaitaires), séparé de votre IBAN caution.

Si ce champ est renseigné, il est utilisé en priorité sur la facture de caution, à la place de la communication libre ou structurée habituelle. S'il est laissé vide, la facture de caution utilise la communication standard configurée ci-dessus.

Les mêmes variables sont disponibles que pour la communication libre.

Informations affichées sur la facture ​

Afficher le quota de congés restants ​

Si ce paramètre est activé, le solde restant de congés pour l’enfant sera affiché sur la facture.

Note ​

Ce champ texte libre apparaît sur toutes les factures générées par la crèche, dans un encadré sous le détail des lignes de facture.

Il peut être utilisé par exemple pour indiquer un numéro de matricule, un numéro d'entreprise, ou toute autre information que vous souhaitez voir figurer sur chaque facture.

Termes et conditions ​

Ce champ texte libre apparaît également sur toutes les factures générées, sous forme d'une mention en petit texte italique en bas de la facture.

Il est plutôt destiné à des mentions légales ou conditions générales de vente, mais peut aussi être utilisé pour afficher une information complémentaire sur la facture (comme le champ "Note" ci-dessus).

Paramètres d'export ​

Si vous utilisez Audit3000 ou Civadis, vous pourrez ici paramétrer les numéros et libellés qui permettront de correctement lier les logiciels.

Lignes de factures automatiques ​

Voir Lignes de factures automatiques.

Il s’agit du même module mais paramétrable pour tous les enfants en une fois.

Cela signifie que les lignes de factures encodées ici seront ajoutées sur toutes les factures générées, pour tous les enfants.

Configuration de la facturation des retards ​

Ce module permet de configurer la facturation automatique des retards dans votre crèche. Les retards peuvent être calculés soit par rapport aux heures d'ouverture de la crèche, soit par rapport aux heures réservées par les parents.

Activation du système ​

  1. Activez la facturation des retards en utilisant la coche "Activer la facturation des retards"
  2. Une fois activé, vous aurez accès aux paramètres supplémentaires

Configuration de la stratégie ​

Choisissez la stratégie de calcul des retards :

Stratégie "Heures d'ouverture" ​

  • Compare les heures réelles avec les heures d'ouverture de la crèche
  • Exemple :
    • Si la crèche ferme à 18h00 et qu'un parent récupère son enfant à 18h15
    • → Un retard de 15 minutes sera facturé
  • Idéal pour les crèches qui souhaitent strictement respecter leurs horaires d'ouverture

Stratégie "Réservations" ​

  • Compare les heures réelles avec les heures réservées par les parents
  • Exemples :
    • Si la réservation est encodée avec les heures 10h00 à 16h00 :
      • Le parent dépose son enfant à 11h00 → Retard de 60 minutes à l'arrivée
      • Le parent récupère son enfant à 17h00 → Retard de 60 minutes au départ
  • Idéal pour les crèches qui fonctionnent sur un système de réservation précis

Une seule stratégie peut être activée par crèche. Il n'est pas possible de combiner les deux.

Grille de prix ​

Ajouter un nouveau prix ​

  1. Cliquez sur le bouton "Ajouter un prix"
  2. Pour chaque règle de prix, configurez :
    • De (minutes) : Le début de la plage de retard
    • À (minutes) : La fin de la plage de retard
    • Prix : Le montant à facturer
    • Application : Choisissez le type de retard :
      • "Seulement arrivée" : Pour les retards à l'arrivée (dépôt tardif)
      • "Seulement départ" : Pour les retards au départ (récupération tardive)
      • "Arrivée et Départ" : Pour les deux types de retard

Exemple de configuration ​

Pour une politique de tarification progressive :

  1. Retards courts (jusqu'à 15 minutes) :

    • De: 1 | À: 15 | Prix: 5€ | Application: Arrivée et Départ
    • Un parent arrivant 10 minutes après l'heure sera facturé 5€

  2. Retards moyens (15-30 minutes) :

    • De: 15 | À: 30 | Prix: 15€ | Application: Arrivée et Départ
    • Un parent arrivant 20 minutes après l'heure sera facturé 15€

  3. Retards importants (plus de 30 minutes) :

    • De: 30 | À: 999 | Prix: 30€ | Application: Arrivée et Départ
    • Un parent arrivant 45 minutes après l'heure sera facturé 30€

Gestion des règles ​

  • Pour modifier un prix : ajustez directement les valeurs dans le tableau
  • Pour supprimer un prix : utilisez le bouton de suppression (icône poubelle)

Notes importantes ​

  • Les durées sont toujours en minutes
  • Vérifiez que vos plages horaires ne se chevauchent pas
  • Il est recommandé de :
    1. Communiquer clairement cette politique aux parents
    2. Tester la configuration sur une période limitée

FAQ ​

Comment afficher mon logo sur les factures ? ​

Il faut simplement mettre votre logo dans Paramètres > Milieu d'accueil

Le premier élément vous permet de choisir une image. Sauvegardez, et c'est tout.

Où modifier l'article budgétaire (Civadis) ? ​

Cela se trouve dans Paramètres > Facturation, section "Paramètres d'export" ci-dessus.

Comment modifier la signature ou le texte de l'email envoyé avec la facture ? ​

Ce n'est pas un réglage de cette page "Facturation", mais du module Paramètres > Emails types. Sélectionnez le modèle "Email Facture" : vous pouvez y modifier le sujet et le corps du mail, y compris la formule de clôture (ex. "Cordialement, {nom_structure}") qui fait office de signature. Voir E-mails types.

Peut-on afficher un numéro de matricule sur la facture ? ​

Oui. Il n'existe pas de champ dédié "numéro de matricule", mais vous pouvez l'indiquer dans un des deux champs texte libre suivants, dans Paramètres > Facturation > section "Informations affichées sur la facture" :

  • le champ "Note" : affiché dans un encadré sous le détail des lignes de facture ;
  • le champ "Termes et conditions" : affiché en petit texte italique en bas de la facture.

Les deux champs sont valables pour toutes les factures générées par la crèche (il n'est pas possible d'avoir un numéro différent par enfant via ces champs).

Comment exporter des données ABCreche pour les transmettre à Snappies ? ​

Depuis la page Présences, choisissez le mois concerné avec le sélecteur de période, puis ouvrez le menu d'actions en bas de la liste et cliquez sur "Envoyer un rapport Snappies". Confirmez dans la fenêtre qui s'affiche : le rapport (nombre de jours pleins et demi-jours de présence du mois) est envoyé automatiquement à Snappies, avec le gestionnaire en copie.

Pour exclure certaines inscriptions du rapport (par exemple des enfants facturés autrement), rendez-vous dans Paramètres > Facturation > Snappies.

Documentation ABCreche

Connectez-vous avec vos identifiants ABCreche pour accéder à la documentation.