Déroulement de l'inscription et des étapes à remplir

Pour ouvrir une fiche d'inscription, rendez-vous dans la liste des inscriptions et ouvrez en une en cliquant sur le menu 3 petits points tout à droite de la ligne dans le tableau.

Chaque inscription en attente doit être complétée, ce processus est divisé en étapes:

• Priorités
• Dates et Horaires
• Fiche de l'Enfant
• Parents
• Contrats et avance
• Confirmation
• Refus

Explications des étapes

Priorités

Cochez ici les priorités applicables. Cette liste est directement tirée de la réglementation O.N.E.

En cliquant sur Sauvegarder, les informations sont sauvegardées et vous restez sur la même étape.

En cliquant sur Sauvegarder et Suivant, les informations sont sauvegardées et vous passez à l’étape suivante.

Dates et horaires

Indiquez les dates de séjour ainsi que l’horaire souhaité. Vous pouvez effectuer un calcul de disponibilité (simulation) afin de vérifier qu’il y a de la place pour l’enfant.

En indiquant la date de naissance prévue, la valeur de la date de sortie théorique est automatiquement remplie sur base de +36 mois (cette valeur est modifiable dans les paramètres). Vous pouvez cependant ajuster librement la date de sortie théorique et sauvegarder.

Fiche de l'enfant

Remplissez les informations relatives à l’enfant.

Parents

Normalement, un premier parent devrait être automatiquement encodé. Cette première fiche parent a été créée sur base des informations du demandeur. Vous pouvez bien sûr la modifier voire la supprimer.

Vous pouvez ajouter autant de parents que vous le souhaitez. Chaque fiche parent contient toutes sortes d’informations que vous pouvez renseigner.

Le bouton “éclair” à côté du champ Adresse permet de copier coller automatiquement les informations depuis la fiche enfant.

L’email de la fiche parent est très important ! C’est la clé qui permettra au parent d’activer son compte ABCreche. Soyez sûr que l’adresse email est bien correcte. Vous pourrez toujours tout modifier par la suite.

Contrats et avance

Lorsque vous essaierez de passer à cette étape, le logiciel vous informera de la réglementation O.N.E. à appliquer. Vous pouvez soit traiter toutes les demandes d’un coup, soit, selon les priorités cochées, accepter directement la demande. Le logiciel ne vous bloque cependant jamais et vous pouvez accepter la demande.

Cela va changer le statut de l’inscription en Inscription Acceptée ! Un email de notification est envoyé aux parents.

Vous pouvez télécharger le contrat d’accueil signé par les parents et compléter les informations relatives à la caution.

En cliquant sur “Générer le contrat d’accueil”, nous fournirons un contrat d’accueil en format Word (.docx) avec les informations de l’enfant pré complétées. Le modèle utilisé est le modèle officiel de l’ONE. Vous pouvez cependant utiliser votre propre modèle en l’indiquant dans la partie Paramètres > Documents.

Une fois le document ajouté dans la section, vous pouvez cliquer dessus pour l’envoyer aux parents.

Confirmation

Une fois cette étape atteinte, l’inscription passe en Inscription définitive. Cela signifie que l’enfant est véritablement inscrit dans la crèche et sa place est bien réservée.

L’inscription est alors “déplacée” dans le module Enfants > Fiches des enfants. Vous ne verrez plus l’inscription dans votre liste de demandes en attente.

Refus

A tout moment lors du processus d’inscription, vous pouvez refuser la demande en cliquant sur le bouton rouge au-dessus. Choisissez une des options disponibles et indiquez une remarque si vous le désirez. L’inscription passe alors en statut Refusé et un email est envoyé au parent avec le document officiel de l’O.N.E. en pièce jointe.

Documents

Un espace de document est à votre disposition à tout moment lors du processus d’inscription. Il s’agit d’un espace de document totalement libre et illimité.

Pour y accéder, cliquez sur le menu 3 petits points en haut à droite, à côté du bouton Refuser.

Stockez ici tous documents relatifs à l’enfant et/ou son inscription.

Cet espace de document est disponible une fois que l’enfant est inscrit.

Fiche de coordonnées de l'enfant

Une autre option disponible à tout moment est la génération d’un PDF imprimable contenant toutes les informations de l’enfant et des parents.

Explication des statuts

Inscription en Attente

C’est le statut par défaut lorsqu’une inscription est ajoutée dans la liste d’attente.

Inscription Acceptée

Cela signifie que vous avez de la place pour l’enfant, que les informations du bébé sont bien encodées, ainsi que les informations des parents, les priorités sont bien cochées (si applicables), que les dates de séjour conviennent et que l’horaire est accepté. C’est l’étape où il ne reste plus qu’à signer le contrat d’accueil et régler l’avance forfaitaire. Attention, cela ne signifie pas que la place de l’enfant est réservée! Le parent, ou vous même, avez encore la possibilité de refuser l’inscription!

Inscription Refusée

Vous avez refusé l’inscription pour une des raisons possibles (réglementation ONE):

• Absence de place d'accueil disponible
• Refus par les parents de souscrire au projet d'accueil ou au contrat d'accueil
• Fréquentation demandée inférieur à une moyenne de 12 présences mensuelles

Inscription Refusée par le parent

Le parent a refusé ou annulé son inscription

Inscription Définitive

Le contrat a été signé et l’avance forfaitaire à été réglée. C’est le statut qui indique que l’enfant est véritablement inscrit dans la crèche. Cela signifie aussi que la place est réservée (les réservations - cases bleues) sont créées et votre disponibilité est réduite d’une place. Les enfants en inscriptions définitives apparaissent dans la liste des enfants (Menu : Enfants > Fiches des enfants)

Inscription Archivée

L’enfant est sorti de la crèche et le dossier est archivé. La fiche n’est jamais supprimée et vous pouvez la reconsulter à tout moment. Attention, nous n’archivons pas automatiquement les inscriptions lorsque l’enfant sort de la crèche. Vous devez manuellement archiver l’inscription.

Notifications aux parents

Lorsque le statut d'une inscription change, une notification par email est envoyée aux parents qui sont encodés dans l'inscription (si le parent a une adresse email valide). Vous pouvez désactiver cela dans Paramètres > Milieu d’accueil > Gestion des inscriptions > « Notifier les parents par email lorsqu’une inscription change de statut »

Il est possible de retrouver une trace de ces mails envoyés en ré-ouvrant une fiche d'inscription et en cliquant sur la fiche parent.

Allez dans Inscriptions > Demandes en attente > Filtrez sur « refusés », cherchez l’inscription en question et ouvrez là. Ensuite allez dans Parents et ouvrez la fiche d’un parent et allez dans l’onglet « Mails reçus »