Introduction

Ce module vous permet de consulter, filtrer et traiter les demandes envoyées par les parents (congés, réservations, certificats médicaux, mises à jour d’informations, etc.).

Objectif du module

• Visualiser toutes les demandes reçues des parents.
• Comprendre le contenu et le type de chaque demande.
• Prendre des décisions: accepter, refuser, vérifier des quotas ou des disponibilités.
• Gagner du temps avec des actions en lot.

Rechercher et filtrer les demandes

• Recherche: tapez un nom, le prénom d’un enfant, un email… puis attendez une seconde que la liste se mette à jour.
• Filtres:
  • Section: limiter aux demandes d’une section précise.
  • Type: limiter à un type de demande (congé, certificat, etc.).
  • Statut:
    • En attente: demandes à traiter.
    • Acceptée: demandes déjà validées.
    • Refusée: demandes rejetées.

Astuce: combinez recherche + filtres pour trouver très vite une demande précise.

Comprendre une demande

Chaque ligne affiche:

• Enfant: nom de l’enfant concerné.
• Date: date et heure de soumission.
• Type: nature de la demande, avec un résumé des informations clés selon le type.
• Soumis par: nom du parent. Les éventuelles remarques sont visibles sous le nom.
• Statut:
  • En attente (orange)
  • Acceptée (vert)
  • Refusée (rouge)

Cliquez sur les actions à droite pour traiter la demande.

Types de demandes et informations affichées

• Certificat médical:
  • Période concernée (du… au…).
  • Lien “Voir le certificat” s’il a été joint.
• Demande de congé:
  • Date ou période.
  • Demi-journée (Matin/Après-midi) si précisé.
  • Action “Vérifier le quota” pour connaître les congés restants.
• Journée supplémentaire:
  • Date, horaires de début/fin, ou journée/demi-journée.
  • Action “Vérifier la disponibilité” pour voir s’il reste de la place.
  • Si l’inscription a un horaire variable, un indicateur “V” permet de consulter l’horaire déclaré.
• Réservation modifiée:
  • Date et nouvel horaire.
• Suppression de réservation (horaire variable):
  • Date à supprimer.
• Mise à jour fiche santé:
  • Liste des nouvelles informations soumises par le parent.
  • Avant d’accepter, une fenêtre compare l’ancienne valeur et la nouvelle.
• Changement d’adresse:
  • Nouvelle adresse complète.
• Date de naissance:
  • Indique que la nouvelle date est enregistrée.
  • Propose une nouvelle date de sortie théorique adaptée.

Traiter une demande (au cas par cas)

• Accepter:
  • Cliquez “Accepter”.
  • Une fenêtre s’ouvre avec un message explicatif selon le type.
  • Option “Notifier le parent” (cochée par défaut): si cochée, le parent reçoit un email de confirmation.
  • Validez: la liste se met à jour.
• Refuser:
  • Cliquez “Refuser”.
  • Remplissez le formulaire (motif, si demandé) et validez.
  • Le parent reçoit une notification de refus.
• Vérifier un quota (congé):
  • Cliquez “Vérifier le quota” pour afficher les congés restants.
  • Si aucun congé restant, un message l’indique et suggère de marquer l’absence comme injustifiée si besoin.
• Vérifier une disponibilité (journée supplémentaire):
  • Cliquez “Vérifier la disponibilité” pour ouvrir la fenêtre de contrôle.

Actions en lot (gagner du temps)

• Sélectionner plusieurs demandes:
  • Utilisez les cases de sélection.
  • Menu “Paramètres”:
    • Accepter la sélection.
    • Refuser la sélection.
    • Tout sélectionner / Tout désélectionner.
• Bonnes pratiques:
  • Vérifiez visuellement les types concernés avant une action en lot.
  • Pour les mises à jour santé, privilégiez l’acceptation individuelle (comparaison détaillée).

Notifications aux parents

• Acceptation:
  • Par défaut, une notification email est envoyée au parent (option décochable lors de l’acceptation).
• Refus:
  • Une notification informe le parent du refus.
• But: transparence et suivi pour les familles.

Conseils et bonnes pratiques

• Utilisez le filtre “En attente” pour traiter en priorité.
• Lisez les “Remarques” du parent avant de décider.
• Pour les congés, vérifiez le quota avant d’accepter.
• Pour les journées supplémentaires, vérifiez la disponibilité avant d’accepter.
• Pour les mises à jour santé, comparez bien les informations avant validation.
• Utilisez les actions en lot pour gagner du temps sur les cas simples et homogènes.

Foire aux questions (FAQ)

Je ne vois pas une demande

Vérifiez les filtres (type, statut, section) et la recherche. Réinitialisez-les si besoin.

La disponibilité/quotas ne s’affichent pas

Réessayez depuis la ligne concernée; si le problème persiste, contactez le support interne.

Le lien “Voir le certificat” n’apparaît pas

Il n’y a probablement pas de document joint à cette demande.

Le parent dit ne pas avoir reçu d’email

Vérifiez si l’option “Notifier le parent” était cochée lors de l’acceptation; sinon renvoyez l’information au parent via vos canaux habituels.

Est-il possible d'avoir accès à l'historique des demandes faites par le parent, après validation? Ex: revoir toutes les fois où un parent a fait des demandes de changement d'horaires?

Absolument: modifiez les filtres en haut à droite et sélectionnez le statut "Acceptée". Tapez ensuite le nom de l'enfant et la liste sera actualisée.