Inscription - Contrat d'accueil

Fiche enfant > Onglet "Inscription Contrat d’accueil"

Contrats

Il s'agit du premier sous-module de la partie Inscription/ Contrat d'accueil. Voir partie Contrats

Inscription

Formulaire permettant de mettre à jour les données de l’inscription.

Dans le champ "Statut Inscription", vous pouvez changer le statut de l'inscription manuellement, par exemple pour remettre l'inscription en "en attente" ou pour l'archiver, etc.

Actiris

Si votre enfant a été placé via Actiris, vous pouvez cocher cette case. Les enfants actiris ne sont pas repris dans les rapports ONE.

Si vous ne savez pas ou si vous n'êtes pas au courant de ce système, vous pouvez tout simplement l'ignorer.

Familiarisation

Permet de lister / ajouter / supprimer les journées de familiarisation, ainsi que d’indiquer si elles sont accompagnées des parents. Chaque journée de familiarisation est affichée dans le calendrier.

Avance forfaitaire

Formulaire permettant de mettre à jour les données relatives à la caution et le suivi des paiements et remboursements.

Le bouton “éclair” permet de calculer le montant de l’avance sur base des revenus du ménages et des barèmes ONE.

Le bouton orange “Facturer l’avance forfaitaire” permet de générer une Facture de caution (affichée dans la liste des factures).

Comment faire le suivi de l'avance forfaitaire ?

Il y a deux méthodes différentes en fonction de si vous devez établir une facture de caution ou non.

Si vous ne facturez pas l'avance forfaitaire (vous ne créez pas de facture pour), alors il faut simplement utiliser les champs de cet encadré pour encoder les montants payés, remboursés, à quelle date, etc.

Si vous facturez l'avance forfaitaire (vous créez une facture pour), alors il faut juste encoder le premier montant, et puis cliquer sur le bouton orange "Facturer l’avance forfaitaire". Cela va créer une facture dans votre liste de facture, avec le montant de l’avance forfaitaire. Lorsque l'enfant quittera la crèche vous pourrez faire une note de crédit pour rembourser le parent.

Comment avoir une liste ou un rapport des cautions ?

Il suffit de faire un export excel des enfants. Soit via la liste des enfants, vous les sélectionnez, puis vous exportez la sélection en excel. Soit depuis la liste des inscriptions en attente. Lors de l'export vous pourrez utiliser le système de "presets" pour ne sélectionner que les champs que vous souhaitez (ceux liés à l'avance forfaitaire). Vous aurez alors toutes les données en excel.

Contrat d'accueil - Horaires - Présences par défaut

Il s’agit de l’horaire de l’enfant, c’est le contrat d’accueil. Choisissez les demi-journées où l’enfant est censé être présent.

Optionnellement, vous pouvez indiquer les heures d’arrivée et de départ pour chaque jour. Aussi, vous pouvez cliquer sur “Ajouter une semaine type (cycle)” pour créer des horaires cycles (Semaine A, Semaine B) qui se répètent.

A chaque modification de ces données, les réservations (cases bleues) seront re générées depuis la date d’aujourd’hui jusqu’à la date de sortie théorique de l’enfant. Si l’horaire est cyclique, la re-génération appliquera la semaine A en premier, puis la 2e, et ainsi de suite.

Certaines réservations ne seront pas re-générées, pourquoi ?

Certaines réservations (cases bleues) sont "protégées contre la regénération".

Cela peut arriver quand vous modifiez des réservations en utilisant l'encodage par numéro (Voir ici).

La première chose à comprendre c'est que, quand vous modifiez des réservations via l'outil d'encodage par numéro (dans Calendrier > Présences > Menu 3 petits points > Modifier les réservations), alors toutes les réservations du mois, pour l'enfant concerné, sont alors "bloquées". C'est nécessaire pour que, si vous modifiez des réservations via cet outil, vous ne perdiez pas le travail lorsque les réservations de l'enfant sont re générées.

Par example:

Un enfant vient Lundi et Mardi seulement. Mais le parent demande à venir exceptionnellement le mercredi 18 décembre. Alors vous ouvrez l'outil d'encodage par numéro et vous encodez un 3 dans la case du 18 décembre. Il a donc une réservation en plus par rapport à son contrat d'accueil. Si maintenant vous allez dans sa fiche et que vous cliquez sur "regénérer" l'horaire, alors la réservation du 18 décembre va disparaître! Pour éviter cela, le système a "bloqué" toutes les réservations de cet enfant pour décembre, dès que vous avez touché à l'outil d'encodage par numéro.

L'inconvénient, évidement, si vous modifiez les heures d'arrivées/départs de l'horaire de l'enfant par la suite, le système ne pourra pas modifier les réservations "bloquées". Heureusement ce bloquage n'est à priori appliqué que pour un mois (le mois pour lequel vous avez modifier les réservations avec les numéros). Il faut alors corriger les réservations de ce mois manuellement.

Vous pouvez vérifier qu'une réservation est "bloquée" en allant dans la fiche de l'enfant > Présences/absences > cliquez sur une réservation. Dans la fenêtre vous verrez l'option "Empêcher cette réservation d'être re-générée" cochée ou non. Si c'est coché, alors la réservation ne sera pas regénérée (et donc ne sera pas mise à jour avec les nouvelles heures d'arrivées/départs).

Dérogation au contrat d'accueil

Cet encadré permet d’encoder un horaire différent sur une période spécifique (dérogation aux données du contrat d’accueil).

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En soumettant cette modification, les réservations (cases bleues) seront re-générées entre les 2 dates indiquées avec le nouvel horaire. Lorsque la période est finie, on repasse sur l’horaire par défaut (contrat d’accueil). Cela a évidemment un impact sur votre calcul de disponibilités, étant donné que ce calcul est basé sur les réservations.

Priorités

Il s’agit des priorités qui ont été cochées lors du processus d’inscription.

Archivage

Le bouton rouge tout en bas de cette page permet d’archiver l’inscription. L'enfant sera alors déplacé dans la liste des enfants archivés.